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Check list prima di inviare un’email

Spesso ci si sente legittimati ad inviare e-mail "commerciali" (qualcuno ha detto spam?) forse con troppa leggerezza. Ecco una check list utile per capire se si sta facendo la cosa giusta, che si tratti di una DEM (direct email marketing) fai da te, una mail ordinaria o un comunicato  stampa. Prima di mandare la mail chiediti:

  1. la sto mandando a una sola persona? (se si passo al punto 9)
  2. dal momento che sto scrivendo ad una lista di persone, ho idea di chi ci sia sulla lista?
  3. chi riceve vedrà tutti i destinatari a cui ho inviato la mail? (se li ho inseriti tutti come destinatari, lo vedranno)
  4. chi c'è sulla lista ha dato il proprio consenso per esserci? Non più o meno, gli è stato chiesto o no il consenso?
  5. quindi se non invio niente a queste persone si lamenteranno perchè hanno chiesto di ricevere quello che sto scrivendo?
  6. questo vuol dire che se sto contattando una lista di blogger e la persona nella lista ha un blog, non vuol dire che voglia ricevere la mia mail
  7. la defizione di permission marketing dice: messaggi personali rilevanti inviati a persone che vogliono riceverli. Non si parla di bisogni di chi deve inviare, ma di diritti di chi riceve.
  8. il mittente è una persona reale? se si risponde qualcuno leggerà la comunicazione? in caso negativo bisogna fare qualcosa per metterci la faccia
  9. ho mai avuto corrispondenze con questa persona?
  10. davvero? e hanno risposto?
  11. se sono sicuro che sto inviando una mail che è gradita, non c'è nessun motivo per scusarsi. Se devo scusarmi, beh, allora è spam.
  12. sono incazzato? se si salvo la bozza e continua a scrivere tra un'oretta
  13. potrei fare di meglio con una telefonata?
  14. c'è qualcuno in copia nascosta a questa mail? cosa succede se il destinatario lo scopre?
  15. c'è qualche parte della mail tutta in maiuscolo? se si, è da cambiare (mai sentito parlare di netiquette?)
  16. è scritta in nero con una grandezza dei caratteri normale?
  17. ci sono le note informative e di contatto nella firma? se no, sono da aggiungere
  18. ho inserito la frase "salva il pianeta, non stampare questa email?" (se si, considera la possibilità di cancellare la riga e cercati un lavoro nella protezione civile)
  19. questa mail potrebbe essere scritta con meno parole?
  20. c'è qualcuno in copia a questa e-mail che potrebbe essere omesso?
  21. ho allegato file molto grandi? se si considero opzioni come jumbo mail, sendspace.com, gigamail o simili
  22. ho allegato files che sarebbe meglio mettere in pdf?
  23. hai scritto da qualche parte punteggiatura superflua come punto e virgola parentesi ;) , o due punti parentesi :) ? mi sa che devo pensarci bene prima di premere invio...
  24. sto inoltrando la mail di qualcuno? il mittente originario sarebbe d'accordo?
  25. sto inoltrando qualcosa di religioso? (dovrei ripensarci
  26. sto inoltrando qualcosa realtivo a un virus o a uno sforzo mondiale di carità... (se si, devo ricordarmi di visitare snopes prima di prendere iniziative)
  27. ho premuto su rispondi a tutti? sono sicuro che è la cosa giusta da fare?
  28. sto includendo il testo originale della mail in una maniera utile? se non è utile, lo devo cancellare
  29. se sto mandando un comunicato stampa sono sicuro che chi lo riceverà lo leggerà o gli sto solo intasando la mail? (se no, perchè glielo sto mandando?)
  30. ci sono dei piccoli animaletti animati in fondo a questa e-mail?
  31. bonus: c'è un disclaimer lunghissimo in fondo alla mail? perchè?
  32. ho inserito un oggetto sensato alla mail?
  33. se dovessi pagare 10 cents per inviare la mail, la invierei?

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