METODO GTD DAVID ALLEN

Il metodo GTD si divide in una serie di fasi. Ha anche un semplicissimo schemino:


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LE 5 FASI:

Fase 1: Raccogliere

La primissima fase del metodo GTD è raccogliere quello che David Allen chiama ’punti aperti’ o anche “roba” in modo estremamente non definito. Ovvero le cose da fare, ancora non gestite e messe in un sistema. Un miscuglio di tutti gli input nella tua vita, su cui probabilmente dovrai agire o no.

Il metodo richiede che tu abbia dei posti per raccogliere questi punti aperti durante la giornata. Che sia la lista sul cellulare, postit in giro per casa, una sezione della tua agenda fatta apposta, Siri che ti registra i promemoria automaticamente… Li chiama ‘contenitori’.

 

Fase 2: Esaminare

Cosa dobbiamo fare con tutta sta roba?

Prendi la prima cosa della lista ed esaminala e prendi una decisione definitiva. Senza mai, mai mai, rimetterla nel contenitore dove l’hai presa. Altrimenti ci si perde tra le righe e non si sa bene cosa bisogna fare.

Prima domanda da porsi:

richiede un’azione, adesso?

 

Qual’è la prossima azione fisica da compiere?

E qui non è troppo scontata la questione. Perché noi scriviamo cose sulle liste tipo “aggiustare il rubinetto della doccia” ma non è così semplice perché la prossima azione fisica non è ‘alzarsi dalla sedia e andare in bagno e magicamente aggiustare il rubinetto’. La prossima azione fisica potrebbe essere “chiamare l’idraulico” se non siamo in grado di farlo noi. (O andare a comprare il rubinetto nuovo per poi cambiarlo noi.) Ma poi se non abbiamo il numero dell’idraulico? La prossima azione fisica allora è chiedere al vicino di casa se ha un idraulico di fiducia. Oppure cercare un idraulico su google.

Quindi il metodo GTD qui introduce i progetti. Che vanno a significare non solo i progetti lavorativi grossi ma semplicemente tutte quelle cose da fare che hanno bisogno di più di un passo per essere completati.

 

Tornando all’esempio di prima:

Progetto: Aggiustare il rubinetto della doccia

Passi:

  1. Chiedere al vicino di casa se ha un idraulico di fiducia
  2. Chiamare e prendere appuntamento con l’idraulico
  3. Metti da parte i soldi per l’idraulico dal budget di casa
  4. Spostare l’appuntamento con mia sorella perché coincide con l’idraulico

Così si crea una sorta di piano d’azione per portare a termine quella cosa.

-Il metodo GTD tratta le aree personali e le aree professionali con la stessa importanza perché nessuna delle due cose dovrebbe essere secondaria all’altra.-

 

Ci si mette meno di 2 minuti?

 

Se si falla subito. Non sprecare tempo a mettere la task nel sistema. Falla e basta. Se è una mail veloce da mezza riga non vedo perché non scriverla subito.

Se no mettila nella lista di ‘prossimi passi’. Oppure delega a chi deve farla. In quel caso mettila nella lista di cose che stai aspettando da altri.

 

Fase 3: Organizza il tutto in un sistema fidato

Ricapitoliamo…

Eh questa è semplice. Semplicemente una lista con le cose che si vogliono fare prima o poi. Puoi fare anche liste come “libri da leggere”, “film da vedere”, “posti da visitare”.

Questa è una lista di tutto quello che sto aspettando da altre persone per poter andare avanti con i miei progetti. Comodissimo aggiungerci la data di quando gliel’hai chiesto, in modo da avere il riferimento perfetto per poterli poi insultare per il ritardo!

Questa è importante. E’ la parte centrale e quella che guarderete ogni dannatissimo giorno.

Il metodo GTD qui introduce il concetto di contesti.

I contesti sono esattamente quello che sembrano: il contesto in cui devi fare qualcosa.

Va fatta a casa? Va fatta al lavoro? E’ una telefonata? A meno che tu non abbia una vita estremamente minimalista (yo, te lo auguro profondamente) tra progetti di vita e progetti di lavoro e responsabilità di madre/studente/chi più ne ha più ne metta probabilmente la tua lista di ‘prossimi passi’ è abbastanza lunga. Il che significa che è meglio dividerla in più sezioni.

 

Ma perché guardare a una lista di cose che adesso non posso portare a termine?

Se ho bisogno di stare al computer del lavoro per fare questa cosa perché guardare a una lista di 40 azioni di cui almeno 30 hanno bisogno di quel computer, forzandomi a filtrare mentalmente le cose?

Se sto al bar aspettando che la mia migliore amica arrivi e ho solo e soltanto il cellulare appresso posso guardare la lista ‘cellulare’ e fare qualcosa là nella mezz’ora che lei mi farà inevitabilmente aspettare.

E questi sono i contesti nella lista prossimi passi.

 

In generale però ci sono altri tipi di contesto che puoi utilizzare:

Io per esempio siccome lavoro dentro casa avevo diviso per aree di responsabilità anche le liste delle prossimi passi.

 

Poi abbiamo introdotto il concetto di Progetti e il concetto di Aree di responsabilità. Anche questi due hanno bisogno di una lista a parte per ciascuno.

Sono tutte le aree in cui devo fare cose nella mia vita. Per me, per amici miei o per lavoro. Ogni cosa che andrà nelle mie to-do lists appartiene a qualcuna di queste aree.

Questa comunque può occupare un po’ di pagine. E viene aggiornata spessissimo. La copio e la riscrivo almeno una volta ogni due mesi (o in caso di mancanza di spazio) per ripulirla.

E aggiungici anche:

Hai qualche obiettivo da raggiungere entro la fine dell’anno? In un paio di anni? Fai in modo che siano misurabili e pratici però. Niente cose tipo “vai in palestra di più” (piuttosto scrivi ‘crea l’abitudine di andare in palestra 3 volte a settimana’).

 

Fase 4: Fai!

Per qualche stranissimo motivo il metodo GTD non ha grossi consigli su come fare le cose.

A parte il prendere la tua lista ‘prossimi passi’ e scegliere qualcosa da portare a termine di adatto a te, in questo momento (quanto tempo hai? In che contesto sei?).

METTITI ALL’OPERA!

 

Fase 5: Revisioni

Questa è probabilmente la fase più importante del metodo GTD ed è sia un peso che una liberazione. Amo fare le revisioni. Ma anche odio fare le revisioni. Ma sono necessarie e fondamentali. E mi hanno salvato la vita.

Ci sono 3 tipi di revisioni e 3 tipi di ‘visuali’ che devi avere. Più la revisione è su un largo periodo più devi guardare il quadro d’insieme. Più la revisione è sul periodo breve più ti devi occupare del dettaglio.

 

Le revisioni che consiglia il metodo GTD sono:

C’è chi fa anche:

Io faccio anche quella trimestrale e mi da’ un’ottima visuale su quello che ho fatto lavorativamente e quello che devo ancora fare. La preferisco alla revisione annuale che è troppo vasta e non riesco mai a capire bene cosa farò nell’anno successivo. Ogni 3 mesi per me è il periodo ideale.

Il metodo GTD è un metodo che richiede un enorme sforzo iniziale ma dopo di quello va praticamente da solo e richiede si e no una decina di minuti al giorno.

 

 

 

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